Beschrijving opdracht
 

Binnen de afdeling Informatie voorziening en document Management (IDM) is er een project opgezet om de Document Management processen vergaand te automatiseren en digitaliseren. Door uitvoering te geven aan dit project zullen medewerkers na implementatie zelf verantwoordelijk zijn voor hun documenten en zal IDM een regisserende/ adviserende taak krijgen. De inkomende post, uitgaande post en interne/relevante afdelingsdocumenten zullen centraal worden gemanaged, verstuurd en opgeslagen in het Document Management systeem (SharePoint 2013). Er zullen workflows worden ingericht die een document managet van creatie tot archivering inclusief vernietiging. Tevens zal het scanproces zijn gecertificeerd volgens de NEN-ISO 15489 norm. Om hier handen en voeten aan te geven is het Havenbedrijf op zoek naar een hands-on consultant die ruime ervaring heeft in het begeleiden en implementeren van soortgelijke projecten bij voorkeur binnen een (semi) overheidsorganisatie. De consultant is de sparring partner van en zal rapporteren aan de projectleider van het Document Management project.

De volgende kennis en ervaring is gevraagd:

- Aantoonbare kennis en ervaring met Sharepoint 2010 (bij voorkeur 2103) en opstellen/inrichten NINTEX workflows.

- Kennis van add-ons om document management processen te automatiseren/ optimaliseren. Bijvoorbeeld slim scannen, workflows, archiveren (RM), digitale handtekening

- Kennis van de archiefwet (1995) en de praktische vertaling hiervan naar Sharepoint

- Ruime ervaring met het in kaart brengen van afdelings document management processen en het implementeren hiervan

- Schrijven van functionele specificaties

- Link kunnen maken tussen business requirements en systeem implicaties

- Aantoonbare ervaring met soort gelijke Document Management project implementaties

- Zelfstandig kunnen trekken van kleine implementatie trajecten ivm gefaseerde afdelingsimplementatie

Opdracht informatie